هوالحی
فرض کنید شما مسئول امور مالی یک مجموعه هستید. وقتی که می خواهید کار را شروع کنید، بیشترین اطلاعاتی که در اختیار شماست چند دفتر دریافت و پرداخت و فاکتور می باشد. و شما هیچ گونه اطلاعاتی در مورد منابع مالی، نحوه ارتباط با سازمان های دیگر و... ندارید. در بهترین حالت اگر مسئول قبلی این کار در دسترس باشد، باید با هزار زحمت او را پیدا و از تجربیاتش استفاده کنید. کاری که حداقل زمان خیلی زیادی از شما می گیرد. واقعیت این است که امروزه در تمامی سازمان ها این مشکل وجود دارد. حتی سازمان های مهم دولتی.
به یاد بیاورید گروه ها و مجموعه هایی که زمانی کارهای بزرگی انجام دادند اما امروزه هیچ اسمی از آنان در یادمان نمانده است. راه دوری نرویم تجربیات موفقی که در کانون خودمان از کلاس تابستانی گرفته تا نشریاتی مانند راه عشق داشته ایم. اما با پایان یافتن فعالیت اعضای کانون در آن زمان دیگر این تجربیات موفق تکرار نشده اند.
اما علت! قطعا نمی توان ناکامی ها را ناشی از یک علت دانست بلکه علل متفاوتی وجود دارد. یکی از علت هایی که به ذهن نگارنده می رسد و از اهمیت بالایی برخوردار است، نبود مدیریت دانش در مجموعه است. مدیریت دانش به زبان خودمانی می شود ثبت تجربیات سازمان و مستند کردن آن. نبود این مستندات می شود تجربه ی دوباره تمام تجربیات گذشته، سوزاندن فرصت ها و افزایش هزینه ها. مثال اولمان را به خاطر بیاورید؛ اگر یک سند مکتوب در مورد فعالیت بخش مالی وجود داشت، که ما حصل تجربیات افراد قبلی بود، سوالات موجود به سرعت پاسخ خود را پیدا می کردند و دیگر نیازی به زمانی طولانی برای یافتن پاسخ ها نبود. چقدر تجربیات زیادی که افراد دارند اما در سینه هایشان راکد مانده است. و اگر این ها آماده بود (مستند شده بود) چه بسا خیلی از چالش های کارهای فرهنگی امروز ما به وجود نمی آمد. و موفقیت های گذشته تبدیل به خاطرات خوش نمی شدند، بلکه پیوسته شاهد موفقیت های پی در پی در امتداد همان فعالیت ها بودیم.
البته به همین سادگی هم نیست. خیلی از افراد حاضر به انجام این کار نیستند. از دلایلی مانند تنبلی در ثبت کردن گرفته تا دلایلی که بیشتر ناشی از یک حس پلیسی است! بله درست است خیلی از افراد تمایل ندارند که فوت و فن کارهای خودشان را به بقیه آموزش دهند. به قول خودشان یک فرقی باید بین من و بقیه باشد! چه قدر خوب می شد که گاها از منافع شخصی می گذشتیم و برای موفیقت آجر رو آجر می گذاشتیم!
صحبتم طولانی شد. نکته آخرم؛ یک بار دیگر کارهایی را که مجبور بوده اید از اول سنگ بنایش را بچینید مرور کنید. خودتان به اهمیت بحث پی خواهید برد. یادمان نرود هر بار عدم مستند سازی برابر است با هدر رفت سرمایه های جمع شده قبلی و شروع از اول یک کار فرهنگی!
محمدحسین سیمیار
جانا سخن از زبان ما می گویی